列印 Word 文件時出現灰色區塊：如何修復

快速解答：列印 Word 文件時出現的灰色方塊（美式拼法為 gray）很少是印表機的問題。請對照您看到的現象：右側有模糊的灰色區塊 → 關閉標記區域反白或取消勾選列印標記；表單欄位出現灰色網底 → 關閉表單欄位網底；每一頁都有實心矩形 → 從頁首將其刪除；只有在 Mac 上列印或匯出 PDF 時才出現方塊 → 更新 macOS / Word 並重新檢查功能變數網底。

 

搜尋這個詞句的人通常都面臨著緊迫的期限，例如列印論文、資料表單或翻譯報告。他們需要先診斷問題，然後找出對應的 Word 設定。以下段落將依照這些實際的搜尋需求順序來為您解答。

為什麼列印 Word 時右側會出現灰色區塊？

如果「預覽列印」中出現用於顯示註解方塊的垂直網底區塊，表示 Word 保留了標記區域。即使您只想列印乾淨的正文，該區塊也會被列印出來。

1. 在 Windows 版 Microsoft Word（Microsoft 365、Word 2021 或 Word 2019）中開啟該文件。

2. 前往 [校閱] 索引標籤。

3. 選取 [顯示標記]（位於 [追蹤] 群組中）。

4. 如果您看到 [標記區域反白]，請將其取消勾選。

5. 按下 Ctrl + P，並在預覽中確認右側的灰色區塊已消失。

 

問題還在嗎？前往 [檔案] → [列印]，開啟第一個設定下拉式選單（通常標示為 [列印所有頁面]），然後取消勾選 [列印標記]。當您需要乾淨的紙本內容時請使用此設定；只有在審閱者必須看到紙本上的註解時，才保持開啟 [列印標記]。

 

列印 Word 表單時如何移除灰色方塊？

舊版文字欄位、核取方塊和下拉式清單通常會顯示灰色網底，方便作者找到可填寫的區域。該網底只是一種顯示輔助工具，許多使用者在列印或貼上到其他系統之前，會希望將其關閉。

1. 如有需要，請顯示 [開發人員] 索引標籤（[檔案] → [選項] → [自訂功能區] → 勾選 [開發人員]）。

2. 在 [開發人員] 索引標籤上，開啟 [舊版工具]。

3. 按一下 [表單欄位網底] 以關閉灰色填滿。

4. 另外，請檢查 [檔案] → [選項] → [進階] → [顯示文件內容] → [功能變數網底]。如果欄位在畫面上總是呈現灰色，建議選擇 [選取時] 或 [無]。

 

注意：即使您在螢幕上看到功能變數網底，列印時通常也不會印出來。如果「預覽列印」中已經沒有網底，您可能只需要變更畫面設定。如果紙本上仍然出現灰色，請清除套用為實際填滿色彩的段落/儲存格網底（[常用] → [框線及網底]）。

Word 中每一頁都有灰色矩形

如果每一頁重複出現邊緣清晰的灰色區塊，通常是錨定在頁首的繪圖物件（在某些翻譯或範本工作流程中很常見），而不是註解。

1. 按兩下任一頁面的頂端以開啟頁首。

2. 按一下灰色矩形，直到出現選取控點。

3. 按下 Delete 鍵。

4. 關閉頁首。如果正文仍然擠在左側，請開啟[段落]設定，並將[右縮排]設定為 0（請檢查樣式和目前的段落）。

 

只有在列印或匯出為 PDF 時才出現灰色方塊

如果編輯檢視看起來正常，但「預覽列印」/ PDF 中的標誌、頁尾或表格附近卻多出了雜亂的灰色方塊（特別是在 Mac 上），請將其視為列印流程的問題：

• Mac + 早期的 macOS Sonoma：更新 macOS（14.1 或更新版本已修復許多 Word 列印 / PDF 灰色方塊錯誤），並更新 Microsoft 365。

• 圖片預留位置：[檔案] → [選項] → [進階] → 取消勾選 [顯示圖片預留位置]。

• 項目符號印成空白或黑色方塊：通常是 Mac 上的符號 / 字型算繪錯誤，請變更項目符號的字型或更新作業系統，然後重新列印。

• 快速測試：從其他電腦另存為 PDF，或從 Word 網頁版 / OneDrive 列印，看看是否為本機驅動程式或作業系統的問題。

重新列印前的快速檢查清單

• 右側有模糊的區塊 → 標記區域反白 / 列印標記

• 表單空格內有灰色填滿 → 表單欄位網底 / 功能變數網底

• 每一頁都有實心矩形 → 頁首形狀 → 刪除

• 只在列印 / PDF 出現 → 作業系統 / Word 更新、圖片預留位置、字型或項目符號問題

• 文字後方的實際灰色 → [常用] → [框線及網底] → 無色彩（套用至文字或段落）

其他選擇：在 WPS Writer 中開啟同一檔案

已經在 Microsoft Word 中解決了？那您就大功告成了。如果您使用 WPS Office，可以在 WPS Writer 中開啟 .docx 檔案，透過「預覽列印」檢查是否有殘留的網底或頁首物件，清除不需要的填滿色彩，然後以 100% 的比例列印。

 

想全面了解 Word 中的列印功能嗎？請參閱如何在 Word 中列印文件。

常見問題

為什麼列印 Word 文件時右側會出現灰色區塊？

Word 正在顯示註解或修訂的標記區域。請在 [校閱] → [顯示標記] 中取消勾選 [標記區域反白]，或者在 [檔案] → [列印] 中取消勾選 [列印標記]。

列印 Word 表單時如何移除灰色方塊？

在 [開發人員] 索引標籤上，開啟 [舊版工具]，然後按一下 [表單欄位網底]。同時將 [檔案] → [選項] → [進階] 下的 [功能變數網底] 設定為 [選取時] 或 [無]。

表單欄位的灰色方塊會印出來嗎？

通常不會，它們只是一種畫面上的輔助工具。請檢查「預覽列印」。如果仍然會印出灰色，請移除實際的段落或儲存格網底，而不僅僅是關閉功能變數網底。

如何刪除每一頁都出現的灰色矩形？

按兩下頁首，選取該矩形（找到角落的控點），按下 Delete 鍵，然後清除正文上殘留的右縮排。

只有在匯出為 PDF 或在 Mac 上列印時才會出現灰色方塊，該怎麼辦？

請更新 macOS 和 Word（早期的 Sonoma 版本會導致列印 / PDF 方塊錯誤）。清除圖片預留位置；如果項目符號變成方塊，請變更項目符號的字型，或在更新作業系統後重新列印。

在 Word 中，「grey box」和「gray box」是一樣的嗎？

是的。美國作者通常拼寫為 gray；解決方法都是相同的。

總結

要修復列印 Word 時出現的灰色（gray）方塊，請先找出模式：標記區塊 → 關閉 [標記區域反白] 或 [列印標記]；表單灰色 → [表單欄位網底] / [功能變數網底]；重複的矩形 → 從頁首刪除；僅在列印時出現的方塊 → 更新 Mac/Word 並檢查預留位置。先使用「預覽列印」確認後再重新列印。除非您已經在使用 WPS 並想進行第二次預覽，否則才需要在 WPS Writer 中開啟同一檔案。

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陳文豪